Рішенням № 30 від 24.06.2020 р. Запорізька міська рада затвердила Програму створення страхового фонду документації м. Запоріжжя на 2020-2024 роки. Ця новина в тому числі була опублікована на сайті Департаменту страхового фонду документації Державної архівної служби України.
З новин, опублікованих на цьому сайті, можна зробити висновок, що Запорізька міська рада стала третім органом місцевого самоврядування після Чернівецької обласної ради та Бердянської міської ради, які прийняли аналогічні рішення в цьому році. У попередніх роках таких програм було прийнято на порядок більше.
Що таке СФД, для чого він потрібний, а також що передбачає прийнята Програма – розбираємося разом з Regionnews.
Ще у 2001 році був прийнятий Закон України «Про страховий фонд документації України», в якому зазначено, що СФД – це упорядкований банк документів, зафіксованих на мікрографічній плівці чи інших компактних носіях інформації, які прийняті на державний облік і довгострокове надійне зберігання.
Обов’язковому включенню до СФД підлягає документація, необхідна для потреб оборони України, поставлення на виробництво, експлуатацію та ремонт продукції оборонного, мобілізаційного і господарського призначення, для проведення будівельних (відбудовчих), аварійно-рятувальних та аварійно-відновлювальних робіт під час ліквідування надзвичайних ситуацій та в особливий період, а також у сфері збереження інформації про культурні цінності.
Ось як описується мета створення СФД на профільному сайті Департаменту страхового фонду документації Державної архівної служби України:
«Документація, яка зберігається у традиційній формі на паперових носіях, постійно піддається ризику бути утраченою внаслідок природних катастроф, техногенних аварій, пожеж тощо. Актуальною є проблема збереження документації у виді мікрофільму або електронних (комп‘ютерних) носіїв. Але комп‘ютерні носії не забезпечують довготривалого зберігання інформації і вже через 5-10 років, а за несприятливих умов і через 2-3 роки, можуть з‘явитися втрати інформації. Крім того, доступність внесення змін не дозволяє визнавати інформацію, яка зберігається у комп‘ютерній формі, юридично достовірною.
Перелічені недоліки не властиві мікрофільму. Мікрофільм забезпечує збереження інформації, яка повністю відповідає оригіналу, протягом гарантійного строку, тобто не менше 75 років.
Важливим стимулом для застосування мікрофільмів є можливість обмеження доступу до інформації. Захищеність мікрофільму від пошкодження значно вища, ніж у машинного носія.
До того ж мікрофільм є компактним документом. Співвідношення габаритно-вагових характеристик мікрофільму, знятому з паперових документів, та самих документів, складає більш ніж 1:150.
Формування страхового фонду документації було і є справою унікальною за складністю і значенням, що далеко виходить за межі технологічного процесу мікрофільмування. Корінна його відмінність від архівів полягає у необхідності постійного внесення змін до документів страхового фонду у процесі експлуатації виробів та об‘єктів.
Мікрофільми мають ряд беззаперечних переваг:
– термін зберігання 100-500 років.
– висока компактність запису інформації.
– простота і надійність репрографії.
– економічність технологічних процесів.
– юридична захищеність і адекватність копії оригіналу.
– порівняно прості способи забезпечення конфіденційності інформації».
Прийнята у Запоріжжі програма більшою мірою дублює цю інформацію з офіційного джерела і зазначає, що СФД дає змогу в найкоротший строк відновити виробництво найважливіших видів промислової продукції, провести відбудову об’єктів господарського призначення, об’єктів і систем життєзабезпечення населення, впровадити найсучасніші досягнення науки і техніки, відносити пам’ятки, занесені до державних реєстрів, а також пам’ятки містобудування, архітектури та історії. При цьому, в Програмі стверджується, що вартість створення СФД приблизно у 50 разів менша вартості повторної розробки документації на промислову продукції і складає 2% від неї.
Регіональний СФД буде створюватися шляхом підготовки та постачання документації до Південно-східного регіонального центру СФД для виготовлення мікрофільмів. Програма є бюджетною (тобто має свій паспорт, розпорядників бюджетних коштів, джерела фінансування тощо) та розрахована на 2020-2024 роки. Джерелами фінансування визначено міський бюджет та власні кошти постачальників документів. Розпорядниками бюджетних коштів визначені департамент охорони здоров’я та департамент освіти та науки.
При цьому на 2020 рік фінансування не передбачено взагалі, а у 2021-2024 роках фінансування здійснюватиметься «за фактом». В програмі конкретні обсяги коштів не зазначені.
Усього Програма визначає 125 пунктів постачальників документів, об’єднаних у 11 груп:
- промисловість (38 підприємств від великих містоутворюючих заводів Запоріжсталь, Мотор Січ до фабрики МІДА, Запорізької кондитерської фабрики, хлібозаводів, виробника безалкогольних напоїв Квас Бевериджиз тощо). Всім підприємствам цієї групи належить за власні кошти у 2020 році визначити вид і обсяг документів, передавши їх для виготовлення документів страхового фонду;
- енергозабезпечення (представлено виключно Запоріжжяобленерго). Підприємству належить здійснити ті самі дії протягом 2021-2022 років;
- газозабезпечення (представлено виключно Запоріжгаз). Строк виконання 2021-2022 роки за власні кошти;
- транспортні зв’язки (3 суб’єкта, в т. ч. Міжнародний аеропорт, Запоріжелектротранс та ін.). Строк виконання 2021-2022 роки за власні кошти;
- зв’язок (Укртелеком). Строк виконання 2021-2022 роки за власні кошти;
- комунальне господарство (Водоканал, МТМ, Зеленбуд, Запоріжміськсвітло). Строк виконання 2021-2022 роки за власні кошти;
- закінчені будівництвом об’єкти (підприємства – власники цих об’єктів). Строк виконання 2020-2024 роки;
- культурна спадщина (Запорізький обласний краєзнавчий музей, навчальний корпус № 3 ЗНУ, Концертний зал ім. Глінки, Національний заповідник «Хортиця»). Строк виконання 2021-2022 роки за власні кошти;
- культурні цінності, унікальні документальні пам’ятки (суб’єкти наразі не представлені у цій групі);
- підприємства утилізації, зберігання і захоронення токсичних та інших екологічно небезпечних відходів (суб’єкти наразі не представлені у цій групі);
- об’єкти соціальної сфери, органів управління, заклади освіти, охорони здоров’я, культури, спортивні, побутового обслуговування населення, торгівлі тощо (71 постачальник документів, серед яких лікарні, школи, ліцеї, гімназії, НВК та ін.). Строк виконання 2022-2024 роки за власні кошти;
- потенційно небезпечні об’єкти (перелік повинна визначити місцева комісія з питань ТЕБ і НС). Строк виконання 2022-2024 роки за власні кошти.
Підсумовуючи аналіз програми, слід зазначити, що створення мікрофільмів буде здійснюватися за рахунок коштів самих постачальників документів на підставі договорів з виконавцем – Південно-східним регіональним центром СФД. Конкретні обсяги робіт та фінансування на сьогоднішній день не затверджені, оскільки підлягають визначенню на договірних засадах.
Насамкінець, департаменту архітектури та містобудування міської ради доручено розробити механізм контролю прийняття в експлуатацію закінчених будівництвом (реконструкцією) об’єктів за умови закладання проектної документації до СФД, що повинно підтверджуватись відповідним актом, виданим Південно-східним регіональним центром СФД Державної архівної служби України.
Це пов’язано з тим, що відповідно до ч. 5 ст. 11 Закону України «Про страховий фонд документації України» прийняття до експлуатації закінчених будівництвом (реконструкцією) об’єктів здійснюються лише за умов закладення технічної та проектної робочої документації до страхового фонду документації України, що підтверджується відповідними актами, які видає центральний орган виконавчої влади, що реалізує державну політику у сфері страхового фонду документації.
Мирослава Балабан, аналіз рішення – Олександр Пеньков, Tax&Customs Legal Bureau.
